Sua empresa no Simples não pode errar: confira os pontos críticos da DEFIS 2025!

Com tantas obrigações fiscais, é comum esquecer o envio de um documento ou declaração — e foi para organizar essas informações que surgiu a DEFIS.

Para te ajudar em mais uma questão do Simples Nacional, hoje a equipe do Jornal Contábil retirou algumas informações do artigo da  é-Simples Auditoria Eletrônica, empresa especialista no Simples Nacional e vamos te ajudar a entender mais sobre a DEFIS 2025 e saber como podemos ajudar nossos clientes optantes por esse regime!

O artigo da é-Simples Auditoria Eletrônica diz:

1. CONHEÇA A DEFIS

Segundo o Blog da é-Simples Auditoria: “A Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais – DEFIS é a declaração anual obrigatória para empresas optantes pelo Simples Nacional (como Microempresas – ME e Empresas de Pequeno Porte – EPP, exceto MEI).

Ela substituiu a DASN em 2012. Hoje serve para declarar à Receita Federal as atividades e dados financeiros da empresa no ano anterior.

Essa declaração ajuda a Receita Federal a entender a situação financeira da empresa e garante que ela esteja em dia com suas obrigações fiscais.

Ou seja, ela é uma substituta da declaração de imposto de renda. Ela tem diversos campos relacionados à receita e ao volume de movimento financeiro que a pessoa jurídica gera.”

2. QUEM DEVE DECLARAR A DEFIS?

De acordo com o Blog da é-Simples Auditoria:”Todas as Microempresas (ME) e Empresas de Pequeno Porte (EPP) do Simples Nacional precisam declarar, mesmo que sem receita no ano anterior.

O único caso que não apresenta a DEFIS é o MEI (Microempreendedor Individual). Porque este deve usar A Declaração Anual do MEI, o DASN-SIMEI.

Sendo assim, a ME ou EPP optante pelo Simples Nacional passa a apresentar a DEFIS a partir do ano-calendário de 2012, também de acordo com o artigo 72 da Resolução CGSN n° 140/2018.

Empresas ativas

Neste caso, o contribuinte optante do Simples Nacional deve apresentar a DEFIS por pelo menos um período de abrangência, ou para o período que tem um processo administrativo formalizado em alguma unidade das administrações tributárias.

Que podem ser, por exemplo, Federal, Estadual, Distrital ou Municipal.

Se bem que, o melhor é que ocorra a inclusão dessa empresa no Simples Nacional no período abrangido pela DEFIS (Resolução CGSN n° 140/2018, artigo 72).

Empresas inativas

Desde que a ME ou EPP não apresente mudança patrimonial e atividade operacional durante todo o ano-calendário, ela está em situação de inatividade.

Com efeito, a apuração no PGDAS-D deve ocorrer todo mês.

Mesmo que a ME ou a EPP não tenha auferido receita em certo Período de Apuração. Só que, o campo de receita bruta se preenche com zero (Resolução CGSN n° 140/2018, artigo 72, § 7°).

Se acaso a ME ou EPP continuar inativa durante todo o ano-calendário, deverá apresentar a DEFIS (no módulo do PGDAS-D), e marcar essa opção no campo devido, indicando a ausência de atividade e de alterações patrimoniais ao longo do ano.

Para regularizar sua empresa confira os serviços on-line disponíveis no Portal da PGFN.”

3. COMO EMITIR A DEFIS 2025?

De acordo com o Blog da é-Simples Auditoria: ”Você precisa reunir as seguintes informações da sua empresa no ano anterior:

1. Tenha em mãos as informações da empresa:
   • Receita Bruta Total: O total de faturamento no período, incluindo todas as vendas e prestações de serviços.
   • Receita Bruta por Atividade: O faturamento dividido entre comércio, indústria e serviços.
   • Folha de Pagamento: O total gasto com funcionários e encargos trabalhistas.
   • Valores Retidos na Fonte: Impostos recolhidos por clientes sobre serviços prestados (IRRF, INSS, ISS, etc.).
   • Distribuição de Lucros: Valores repassados aos sócios como lucro isento de impostos.
2. Acesse o sistema certo:
   • Entre no Portal e-CAC ou no Portal do Simples Nacional.
   • Use o certificado digital ou o código de acesso para login.
3. Preencha a declaração:
   • No menu, procure a opção “DEFIS”.
   • Preencha as informações solicitadas sobre a movimentação econômica da empresa em 2024.
4. Revise os dados:
   • Verifique se tudo foi preenchido corretamente para evitar erros.
5. Envie a DEFIS:
   • Após revisar, confirme e envie a declaração pelo sistema.
6. Acompanhe o processamento:
   • Confira no portal se a declaração foi processada corretamente.”